Zukunft gestalten: Interviews aus unserem Netzwerk – Digitale Komplizen

Viele Kommunen investieren in Digitalisierung, trotzdem bleibt der große Durchbruch oft aus. Woran liegt das aus Ihrer Sicht?

Aus unserer Sicht liegt das Problem oft nicht darin, dass es zu wenige Lösungen gibt. Eher das Gegenteil ist der Fall: Es gibt sehr viele Tools, sehr viele Möglichkeiten und sehr viele Erwartungen. Was häufig fehlt, ist ein klares Bild davon, wie die eigenen Abläufe heute tatsächlich funktionieren.

Genau das wird in Digitalisierungsprojekten oft unterschätzt. Prozesse sind in Verwaltungen zwar gelebte Realität, aber häufig nur teilweise dokumentiert, von Bereich zu Bereich unterschiedlich verstanden oder stark an das Erfahrungswissen einzelner Mitarbeitender gebunden. Dann entsteht schnell eine typische Situation: Alle wollen verbessern, aber jeder schaut auf einen etwas anderen Ausschnitt der Realität.

Wenn diese gemeinsame Sicht fehlt, bleibt Digitalisierung angreifbar. Dann wird über Software, Schnittstellen oder Automatisierung gesprochen, bevor die eigentlichen Reibungspunkte sauber sichtbar sind. Das führt nicht selten dazu, dass bestehende Unklarheiten digital abgebildet werden, statt sie zunächst aufzulösen. Deshalb beginnt gelingende Verwaltungsdigitalisierung aus unserer Sicht nicht mit dem nächsten System, sondern mit Klarheit über Prozesse, Zuständigkeiten und tatsächliche Arbeitsabläufe.

Sie sprechen Prozesse als entscheidenden Hebel an. Warum ist gerade Prozessmanagement für Kommunen so wichtig?

Weil Prozesse der Punkt sind, an dem Organisation, Fachlichkeit und Digitalisierung zusammenlaufen. In Kommunen treffen hohe Anforderungen an Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Service auf knappe Ressourcen, gewachsene Strukturen und viele Schnittstellen. Genau in diesem Spannungsfeld entscheidet sich, ob sich Modernisierung in der Praxis trägt oder ob sie in Einzelmaßnahmen stecken bleibt.

Prozessmanagement wird dabei manchmal als rein methodisches Thema betrachtet. Tatsächlich ist es aber ein sehr praktisches Steuerungsinstrument. Sobald Abläufe sichtbar und verständlich vorliegen, lassen sich zentrale Fragen viel besser beantworten: Wo entsteht unnötiger Aufwand? Wo gibt es Schleifen, Medienbrüche oder unklare Verantwortlichkeiten? Wo hängt Wissen an einzelnen Personen? Und an welchen Stellen lohnt sich digitale Unterstützung oder Automatisierung überhaupt?

Gerade für Kommunen ist das entscheidend, weil dort Veränderungen selten isoliert stattfinden. Ein Vorgang betrifft oft mehrere Bereiche, verschiedene Rollen und unterschiedliche Systeme. Wenn diese Zusammenhänge nicht klar sind, wird Umsetzung mühsam. Wenn sie klar sind, entsteht Handlungsfähigkeit. Dann kann man priorisieren, Entscheidungen fundierter treffen und Digitalisierung gezielt dort ansetzen, wo sie tatsächlich Wirkung entfaltet.

Klassisches Prozessmanagement gilt in vielen Organisationen als aufwendig. Wie kann der Einstieg trotzdem gelingen?

Genau das ist ein zentraler Punkt. Viele Verwaltungen wissen, dass sie mehr Prozessklarheit brauchen, scheuen aber den Einstieg, weil er mit langen Workshops, methodischen Hürden und erheblichem Zeitaufwand verbunden wird. Unter den Bedingungen des Verwaltungsalltags ist das nachvollziehbar.

Aus unserer Sicht braucht es deshalb einen niedrigschwelligen Zugang. Mitarbeitende sollten ihr Wissen einbringen können, ohne vorher Modellierungslogiken lernen zu müssen. Wenn Menschen Schritt für Schritt durch ihre Abläufe geführt werden und daraus in kurzer Zeit erste verständliche Prozessdarstellungen entstehen, verändert das die Dynamik enorm. Dann wird Prozessarbeit nicht als Zusatzbelastung erlebt, sondern als etwas, das unmittelbar Orientierung schafft.

Darin liegt auch kulturell ein wichtiger Unterschied. Veränderungen werden nicht über die Organisation gestülpt, sondern aus dem tatsächlichen Arbeitsalltag heraus entwickelt. Das verbessert die Qualität der Ergebnisse und erhöht die Akzeptanz. Gerade in Kommunen, in denen Wissen oft dezentral verteilt ist, ist diese Beteiligung ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Welche Rolle kann Künstliche Intelligenz in diesem Zusammenhang sinnvoll spielen, ohne zum Selbstzweck zu werden?

KI ist aus unserer Sicht dann sinnvoll, wenn sie hilft, Komplexität zu reduzieren und Zugang zu Wissen zu erleichtern. Nicht als Selbstzweck und nicht als bloßes Innovationssymbol, sondern als praktisches Werkzeug, um schneller zu belastbaren Ergebnissen zu kommen.

Ein sehr konkreter Mehrwert liegt darin, implizites Wissen strukturiert zu erfassen. In vielen Verwaltungen steckt entscheidendes Prozesswissen in Köpfen, Routinen und informellen Abstimmungen. KI-gestützte Interviews können dabei helfen, dieses Wissen systematisch herauszuarbeiten und in eine Form zu bringen, die für andere anschlussfähig wird. Das schafft Transparenz in deutlich kürzerer Zeit, als es mit rein manuellen Vorgehensweisen oft möglich wäre.

Der eigentliche Wert entsteht aber nicht durch die KI allein. Er entsteht dadurch, dass auf einmal eine belastbare Grundlage vorliegt, mit der Organisationen weiterarbeiten können: für Wissenssicherung, für Priorisierung, für organisatorische Verbesserungen und für den gezielten Einsatz digitaler Werkzeuge. KI ist damit nicht das Ziel, sondern ein Beschleuniger auf dem Weg zu mehr Klarheit und Umsetzbarkeit.

Wenn Kommunen in den kommenden Jahren einen Schwerpunkt setzen sollten: Wo würden Sie ansetzen?

Ich würde bei der Fähigkeit ansetzen, die eigene Organisation schneller und ehrlicher sichtbar zu machen. Denn daran hängt vieles andere. Wer Klarheit über Prozesse gewinnt, verbessert nicht nur einzelne Abläufe. Er schafft die Voraussetzung für bessere Entscheidungen, belastbarere Vertretung, wirksamere Priorisierung und am Ende auch für Digitalisierung, die im Alltag funktioniert.

Gerade angesichts des demografischen Wandels wird das noch wichtiger. Wissenssicherung ist für Kommunen keine Nebenfrage mehr, sondern ein Zukunftsthema. Wenn Erfahrungswissen nicht rechtzeitig strukturiert gesichert wird, gehen mit jedem Wechsel auch Teile der Handlungsfähigkeit verloren. Prozessklarheit ist deshalb nicht nur Effizienzthema, sondern auch Organisationssicherung.

Wenn Kommunen es schaffen, Transparenz, Beteiligung und Umsetzbarkeit zusammenzubringen, entsteht genau die Form von Modernisierung, die heute gebraucht wird: nachvollziehbar, alltagstauglich und wirksam.