Datenschutzerklärung zur Anfertigung und Nutzung von Foto- und Videoaufnahmen und Teilnehmerlisten bei Veranstaltungen des House of Digital Transformation e.V.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Erklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung von Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen unserer Veranstaltungen.

  1. Verantwortlicher

House of Digital Transformation e.V.
Mornewegstraße 30
64293 Darmstadt
+49 6151 1675261

Vertreten durch: Hauke Schlüter, Geschäftsführer

Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen unter info@hodt-hessen.de oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift zur Verfügung.

  1. Kategorien personenbezogener Daten

2.1 Foto- und Videoaufnahmen

  • Fotoaufnahmen
  • Videoaufnahmen
  • Tonaufnahmen (falls angefertigt)

2.2 Teilnehmerlisten

Zur Durchführung der Veranstaltung und zur Erfüllung von Dokumentations- und Nachweispflichten werden folgende Daten erhoben:

  • Vor- und Nachname
  • Unternehmen/Organisation/ggf. Funktion
  • E-Mail
  1. Zwecke der Verarbeitung

3.1 Foto- und Videoaufnahmen

  • Dokumentation unserer Vereins- und Projektaktivitäten
  • Berichterstattung (u.a. Website, Social Media, Vereinsmedien)
  • Pressearbeit
  • Interne Archivierung
  • Öffentlichkeitsarbeit des Vereins

3.2 Führung der Teilnehmerliste

  • Organisation und Durchführung der Veranstaltung
  • Erfüllung von Förder-, Projekt- oder Vertragsbedingungen
  • Dokumentation der Teilnahme für interne Zwecke
  • Nachweis der Durchführung gegenüber dem Geldgeber (Fördermittelgeber)
    → Die Liste kann ganz oder teilweise dem Geldgeber zur Prüfung vorgelegt werden.
  1. Rechtsgrundlagen

4.1 Foto- und Videoaufnahmen

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation

Die Verarbeitung von Foto- und Videoaufnahmen erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Veranstaltungen zu dokumentieren, über unsere Vereinsaktivitäten zu berichten und unsere Öffentlichkeitsarbeit wahrzunehmen.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung bei gezielten Einzel- oder Porträtaufnahmen

Für Aufnahmen, auf denen einzelne Personen klar im Vordergrund stehen oder die gezielt erstellt werden (z. B. Porträtfotos), holen wir vorab eine Einwilligung der betroffenen Personen ein. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Ergänzende Anwendung des § 23 KUG

Soweit zulässig, erfolgt die Anfertigung und Veröffentlichung von Bildmaterial zusätzlich unter Berücksichtigung der Regelungen des Kunsturhebergesetzes (§ 23 KUG), insbesondere bei Fotos von Versammlungen, Veranstaltungen oder öffentlichkeitswirksamen Ereignissen.

4.2 Teilnehmerliste

Für die Führung der Teilnehmerliste und die damit verbundene Verarbeitung Ihrer Daten (Vorname, Nachname, Unternehmen) gelten folgende Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erforderlichkeit zur Durchführung der Veranstaltung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist notwendig, um Ihre Teilnahme an der Veranstaltung organisatorisch zu ermöglichen und den Ablauf ordnungsgemäß durchführen zu können.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher oder förderrechtlicher Dokumentationspflichten

Die Verarbeitung erfolgt, soweit dies erforderlich ist, um gesetzliche oder förderrechtliche Vorgaben einzuhalten und die Teilnahme gegenüber dem Geldgeber oder prüfenden Stellen nachzuweisen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Dokumentation und Förderungstransparenz

Der Verein hat ein berechtigtes Interesse daran, die Veranstaltung ordnungsgemäß zu dokumentieren und gegenüber dem Geldgeber Transparenz über die Teilnahme zu gewährleisten; hierfür ist die Verarbeitung dieser Daten erforderlich.

Hinweis: Die Angabe dieser Daten ist für die Teilnahme an der Veranstaltung zwingend erforderlich. Ohne Bereitstellung der Daten ist eine Teilnahme nicht möglich.

  1. Empfänger der Daten

5.1 Empfänger von Foto- und Videoaufnahmen

Foto- und Videoaufnahmen, die im Rahmen der Veranstaltung erstellt werden, können an folgende Empfänger weitergegeben oder durch folgende Stellen eingesehen werden:

  • Interne Stellen des Vereins (z. B. Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsmanagement)
  • Veröffentlichung auf der Website des Vereins
  • Veröffentlichung in Vereinsmedien (Newsletter, Berichte, Broschüren, Jahresberichte)
  • Social-Media-Kanäle des Vereins
  • Presse- und Medienvertreter, sofern über die Veranstaltung berichtet wird
  • Externe Dienstleister (z. B. Fotograf*innen, Grafik- oder Medienagenturen), soweit sie im Auftrag des Vereins tätig werden

Eine Veröffentlichung im Internet oder in sozialen Medien kann technisch bedingt zu einer weltweiten Abrufbarkeit führen.

5.2 Empfänger der Teilnehmerliste

Die im Rahmen der Teilnehmerliste erhobenen Daten (Vorname, Nachname, Unternehmen) können an folgende Stellen übermittelt werden:

  • Interne Verantwortliche des Vereins zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung
  • Geldgeber oder Fördermittelgeber, sofern dies zur Erfüllung von Förder-, Projekt- oder Dokumentationspflichten erforderlich ist
  • Rechnungs- und Prüfstellen (z. B. interne oder externe Auditor*innen, Behörden), soweit gesetzlich oder vertraglich vorgegeben
  • Projektpartner, sofern dies für die Durchführung des Projekts notwendig ist und ein berechtigtes Interesse besteht

Eine Weitergabe erfolgt stets nur im Umfang, der für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

  1. Speicherdauer

6.1 Speicherdauer für Foto- und Videoaufnahmen

Foto- und Videoaufnahmen werden so lange gespeichert, wie sie für Zwecke der Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit oder Archivierung des Vereins erforderlich sind.
Eine Löschung erfolgt, wenn:

  • kein berechtigtes Interesse des Vereins mehr besteht,
  • eine betroffene Person wirksam Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe dagegensprechen, oder
  • rechtliche Gründe einer weiteren Speicherung entgegenstehen.

Archivmaterial mit langfristiger Bedeutung (z. B. Dokumentation der Vereinsentwicklung) kann dauerhaft gespeichert werden, sofern keine Rechte der betroffenen Personen entgegenstehen.

6.2 Speicherdauer für Daten aus der Teilnehmerliste

Die im Rahmen der Teilnehmerliste erhobenen personenbezogenen Daten (Vorname, Nachname, Unternehmen) werden nur so lange gespeichert, wie es für folgende Zwecke notwendig ist:

  • Durchführung und organisatorische Abwicklung der Veranstaltung,
  • Erfüllung von Projekt-, Förder- oder Vertragsbedingungen,
  • Nachweis gegenüber dem Geldgeber oder prüfenden Stellen,
  • Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Soweit förderrechtliche oder gesetzliche Vorgaben bestehen, können die Daten für 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden.
Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

  1. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen Aufnahmen, die auf Grundlage berechtigter Interessen erfolgen
  • Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Geltendmachung dieser Rechte wenden Sie sich an:
info@hodt-hessen.de

  1. Hinweise zu Fotoaufnahmen auf Veranstaltungen

Bei unseren Veranstaltungen weisen wir an geeigneter Stelle (z. B. am Eingang, durch Aushang oder Moderation) darauf hin, dass Foto- und Filmaufnahmen erfolgen können.
Wenn Sie nicht fotografiert werden möchten, sprechen Sie bitte die Fotograf*innen oder die Veranstaltungsleitung an.

  1. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist die Landesdatenschutzbehörde des Bundeslands, in dem unser Verein seinen Sitz hat.

  1. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf aktualisiert und gilt in der jeweils aktuellen Fassung.